Информационная система автоматизации регистрации и мониторинга заявок от контрагентов ООО «ФонтанГрад

Характеристика предприятия и его деятельности

Основной целью «ФонтанГрад» г. Геленджик является получение прибыли путем эффективного использования принадлежащего ему имущества.

К задачам, которые решает «ФонтанГрад» относится прием заказов от физических и юридических лиц, выполнение работ по заказу клиента, уточнение требований заказчика, обеспечение его своевременной информацией о состоянии выполнения заказа [1].

«ФонтанГрад» выполняет следующие функции:

Строительство фонтанов;
Проектирование фонтанов;
Реконструкция фонтанов;
Ремонт фонтанов;
Услуги перевозки крупногабаритных грузов и строительных материалов;
Услуги лаборатории по контролю качества;

«ФонтанГрад» в своем составе насчитывает 8 отделов. Руководство осуществляют генерального директор, его заместитель и главный инженер. На рисунке 1.1 показана организационная диаграмма структуры «ФонтанГрад»:

Рисунок 1.1. Организационная структура «ФонтанГрад»

Опишем организационную структуру на основе приведенной диаграммы (см. таблицу 1.1)

Таблица 1.1. – Организационно-функциональная структура «ФонтанГрад»

№ п/п	Наименование подразделения	Функции подразделения
1	Производственно-технический отдел (ПТО)	подготовка и составление проектно-сметной документации на все виды работ
2	Отдел материально-технического снабжения (ОМТС)	обеспечение производственных подразделений предприятия материально-техническими ресурсами, подготовка и заключение договоров на поставку материально-технических ресурсов, организация рационального использования материально-технических ресурсов
3	Бухгалтерия	Формирование полной и достоверной информации о деятельности предприятия и его имущественном положении, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности, предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности предприятия и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения финансовой устойчивости
4	Отдел сбыта	Осуществление сделок с клиентами, документирование сделок, взаимодействие с клиентами по вопросу выполнения заказов, поиск новых клиентов, развитие клиентско-партнерских связей, обеспечение бухгалтерии информацией о сделках
5	Аппарат управления (АУП)	сбор, систематизация, передача и обработка информации, выработка команд по управлению и реализацией выработанных решений, обеспечение предприятия кадрами, юридическое и правовое обеспечение функционирования предприятия
6	Отдел по работе с клиентами	Организация взаимодействия с клиентами, учет сделок, обеспечение долговременного сотрудничества
7	Участок транспорта и механизмов (УТиМ)	Разработка годовых, квартальных, месячных и оперативно-календарных планов-графиков транспортных перевозок на основе плана отгрузки готовой продукции и выполнения плана производства структурными подразделениями предприятия, контроль за своевременным выполнением планов поставок транспортных средств, тары, планов погрузочно-разгрузочных работ, обеспечение приема на склад, подготовки, хранения и отгрузки готовой продукции в номенклатуре и в сроки, установленные договорами, Оформление сопровождающей транспортные операции документации, организация рационального использования привлеченного транспорта общего пользования и контроль фактически выполненных им объемов работ
8	Линейный персонал	выполнение основных работ, осуществляемых «ФонтанГрад»

Перейдем от общей организационной диаграммы к ее части, которая будет подробно исследована в рамках моей дипломной работы. В качестве границ предметной области выберем конечный набор бизнес-процессов предприятия, представляющих интерес с точки зрения автоматизации и реинжиниринга. Для этого рассмотрим схему бизнес-процессов в «ФонтанГрад», разделяя ее на три основные группы:

Основные бизнес-процессы, связанные с выполнением услуг по строительству, производству товарного бетона и т.д., выполняемые рабочим персоналом предприятия;
Сопутствующие процессы, связанные с учетной и управленческой деятельностью, в которых ведется основная работа с информацией;
Обеспечивающие бизнес-процессы, связанные с поддержкой основных бизнес-процессов в плане обеспечения всеми видами ресурсов и т.д.

Схема бизнес-процессов приведена на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2. Схема бизнес-процессов «ФонтанГрад»

Исходя из приведенной выше схемы, целесообразно в дальнейшем рассматривать только сопутствующие бизнес-процессы, так как в них сосредоточены функции по обработке информации.

Далее в таблице 1.1 приведен статистический обзор заявок со стороны постоянных клиентов и партнеров за 2009 год.

Таблица 1.1 Заявки от постоянных клиентов и партнеров ООО «ФонтанГрад» за 2013 год

Наименование показателя	Количество сделок-заявок 2009, шт.	% от общего поступившего количества 2009	Фактически исполненный оборот заявок 2009, руб.	Потенциальный оборот заявок 2009, руб.	Средняя цена договора по отношению к количеству заявок 2009, руб.
Контрагент - Клиент	6 985	86%	6 308 512	7 410 247
ЮЛ	суммарно	4 343	54%	4 016 012	4 389 929
исполненные заявки-сделки	4 004	50%	4 016 012	4 016 012	1103
неисполенные заявки-сделки	339	4%	-	373 917
	непрочитанные (просрочка)	42	1%	-	46 326
	отложенные (просрочка)	194	2%	-	213 982
	конфликтные заявки	103	1%	-	113 609
ФЛ	суммарно	2 642	33%	2 292 500	3 020 318
исполненные заявки-сделки	1 836	23%	2 292 500	2 292 500	903
неисполненные заявки-сделки	806	10%	-	727 818
	непрочитанные (просрочка)	195	2%	-	176 085
	отложенные (просрочка)	403	5%	-	363 909
	конфликтные заявки	208	3%	-	187 824
Контрагент - Партнер	1 103	14%	561 400	772 100
ЮЛ	суммарно	1 103	14%	561 400	772 100
исполненные заявки-сделки	802	10%	561 400	561 400	700
неисполенные заявки-сделки	301	4%	-	210 700
	непрочитанные (просрочка)	67	1%	-	46 900
	отложенные (просрочка)	171	2%	-	119 700
	конфликтные заявки	63	1%	-	44 100
ИТОГО ЗАЯВОК принятых и исполненных	6 642	82%	6 869 912	6 869 912
ИТОГО ЗАЯВОК принятых: исполненных и неисполненных	8 088	100%	-	8 182 347

В представленной таблице 1.1 и далее по тексту под понятием «заявка-сделка» или «сделка-заявка» следует понимать заявку от клиента или партнера, подразумевающую запрос на реальное проведение работ/оказание услуг. Именно поэтому все сделки-заявки по праву имеют потенциальную денежную оценку.

Содержание