3. Документація та діловодство.

Діловодство – це письмове подання інформації про факти, події та явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини ,носієм якої вона є.

Документи класифікують за наступними ознаками: адміністративні, планово-облікові, комерційні, фінансові, зовнішньо - економічні,бухгалтерські з обліку кадрів, технічні.

За складністю: прості – в яких відображаються один процес та складні – в яких відображаються декілька процесів.

За призначенням: індивідуальні та типові.

За місцем у менеджменті, службово-інформаційні: службові листи, записки, акти; розпорядчі – це накази , розпорядження, інструкції, вказівки; спеціальні: бухгалтерські документи,фінансові документи.

Процес пов'язаний зі складанням документів їхньою обробкою, передачею та зберіганням називається діловодством ( справочинством).

Функції діловодства:

1. Попередній розгляд та облік документів;

2. Довідково – інформаційні обслуговування;

3. Контроль виконання;

4. Удосконалення, чи раціоналізація документообігу;

5. Експедиційна обробка та транспортування документів

Виділяють наступні системи діловодства:

1. Централізовану: коли вся документація спрямовується в єдиний центр організації, наприклад канцелярію і вже звідти надходить у відповідні структурні підрозділи.

2. Децентралізована : при якій документи надходять безпосередньо за призначенням в конкретний відділ чи підрозділи.

3. Змішана

В усіх організаціях є спеціальні служби призначення яких є робота з документами, це можуть бути канцелярія, архів, довідкове бюро, бібліотека.