Регистрация заявки
Первое, что необходимо Вам сделать после получения заявки – это ее зарегистрировать.
Регистрация заявки означает:
-
Заполнение журнала регистрации заявок
-
Внесение в заявку номера и даты регистрации
-
Подшивка зарегистрированной заявки в папку регистратор-подшивной
1. Заполнение журнала регистрации заявок
Заявки регистрируются в Журнале регистрации заявок, в котором делаются необходимые записи.
Внимание! Не допускается при записи использование карандаша.
Все записи ведутся без исправлений.
Пример формуляра журнала регистрации заявки:
|
|
| ||||||||
|
| № п\п | дата запи си | затребовал | наименование товара | количество | единица измерения | Цена | Сумма | Примечание |
|
| ¶ | · | ¸ | ¹ | º | » | ¼ | ½ | ¾ |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Позиция ¶
Указание на порядковый номер
Каждой Заявке присваивается порядковый номер.
Порядковый номер берется из журнала регистрации заявок, в котором есть номер последней записи. Регистрируемой заявке присваивается следующий по порядку номер. Нпример, если последняя запись в журнале была за №5, то следующая заявка идет под №6.
Например:
|
|
|
|
| 6. |
Позиция ·
Указание на дату регистрации
Датой регистрации считается дата внесения записи по заявке в журнал регистрации. В дату входит число, месяц, год. Дату можно писать цифрами.
Например:
|
|
|
|
| 25.05.99г. |
Позиция ¸
Указание на того, кто затребовал товар (на заказчика)
Например:
|
|
|
|
| Отдел сбыта |
Позиция ¹
Указание на наименование товара
В данной графе пишется наименование товарной единицы по номенклатуре товаров и основные параметры качества.
Например:
|
|
|
|
| Стул вращающийся на роликах, кож.зам, чер. |
Позиция º
Указание на количество товара
В этой графе пишется цифрой количество заявленного товара
Например:
|
|
|
|
| 10 |
Позиция »
Указание на единицу измерения количества товара
Запись ведется словами. Допускается общепринятые сокращения единиц измерения.
Например:
|
|
|
|
| шт. |
Позиция ¼
Указание на цену товара
Цена указывается за единицу товара и пишется цифрой. Рядом пишется единица измерения цены товара
Например:
|
|
|
|
| 0.51 руб |
или
|
| 0.85 тыс.руб |
Позиция ½
Указание на общую сумму заявленного товара
Общая сумма пишется цифрой. Рядом пишется единица измерения суммы товара
Например:
|
|
|
|
| 3.45 тыс. руб. |
Позиция ¾
Указание на примечание
В этой графе можно делать любые записи, которые вы считаете необходимым выделить как значимые. Как правило, это относится к срокам поставки. Эти записи берутся также из заявки.
Например:
|
|
|
|
| срок поставки до 15.06.99г. |