4.5.6. Организационно-информационные модели

Организационно-информационная модель отражает производственно-технологический, функциональный, социально-психологический и организационно-административный аспекты управления и имеет вид органиграммы распределения ролей в процессе принятия решений.

Во Франции, например, существует нормативное описание органиграммы (см. AFNOR – Association de normalization - французская ассоциация технических норм и стандартов), где дается следующее определение ее цели: "Цель органиграммы структуры управления заключается в схематическом представлении всего предприятии, его или отдельного органа".

Обычно выделяют два типа связен в органиграмме: связи по линии иерархии управления, изображаемые сплошными линиями, и связи совещательного (консультативного) характера, изображаемые пунктирными линиями, хотя при желании показать другие связи можно использовать и другие условные обозначения.

Те же французские специалисты выделяют следующие соображения, определяющие практическое значение разработки и использования организационно- информационной модели в виде оргограммы:

- все приобретает определенный порядок, представляющий собой важнейший фактор эффективности работ предприятия, структуру его организации;

- руководитель предприятия и каждый работник получают четкое представление о всем предприятии в целом и об области своей деятельности;

- устраняется возможность ослабления ответственности, представляющая собой серьезную опасность для предприятия;

- создается возможность систематического выявления перегрузок, дублирования и необходимости создания новых должностей;

- устраняются конфликты между званиями (должностями) и полномочиями (ответственностью);

- при отсутствии руководителя распределение работ на предприятии может быть произведено автоматически;

- создается возможность для быстрого формировании новых элементов.

На рис. 9 показан пример органиграммы одной из фирм, занимающейся экспортом своей продукции, и указаны линии прямого подчинения, связей информационного и совещательного (консультативной) характера, линии передачи специализированных полномочий.

Мы видим, что главный администратор по сбыту имеет штабные функции (совещательную власть) по отношению к другим директорам по сбыту и имеет функциональные, или специализированные, полномочия (полученные от генерального администратора в части, относящейся к сбыту) по отношению к региональному директору. Диаграмма наглядно показывает, с одной стороны, что эти связи представляют собой нечто большее, чем информационные и совещательные (консультативные) связи, а с другой - что региональный директор имеет право апеллировать непосредственно к генеральному администратору по поводу распоряжений, отдаваемых, например, генеральным администратором по сбыту. В данном случае речь идет о линейной и совещательной структуре (так называемой функциональной структуре) с добавлением связей, возникающих в результате передачи некоторых специализированных полномочий.

Рис. 9. Пример функционально-сбытовой органиграммы фирмы

Наконец, в этой же самой структуре мы видим связь, обозначенную пунктиром. Эта связь информационного и совещательного (консультативного) характера имеет нисходящее направление, но она предполагает наличие постоянных взаимоотношений. Это функциональная служба, отнесенная к определенному уровню системы управления, в которой специалист, находя­щийся на нижней ступени, подчиняется линейному начальнику.

Органиграмма, понимаемая в широком смысле, содержит, как правило, структуры управления и перечень функций, осуществляемых каждым руководителем.